Antes era mucho más fácil. Cuando alguien diría que tiene demasiados proyectos, eso generalmente significaría dos o tres, como máximo. Hoy en día, demasiados proyectos pueden abarcar de 5 a 12 proyectos realizados simultáneamente.
En el mercado competitivo actual, las empresas que no ajustan su carga de trabajo lo suficientemente bien o rápidamente corren el riesgo de perder su valioso talento. En otras palabras, un equipo puede ser excelente, el trabajo motivador, pero si el ritmo es insostenible, muy pronto la empresa verá a sus mejores gerentes de proyecto dirigirse hacia la puerta.
Por supuesto, cuando hablamos de la cantidad de proyectos, no estamos generalizando. El número de proyectos que puede gestionar simultáneamente una persona depende de la naturaleza de los proyectos en sí, principalmente de su duración y del número de personas involucradas.
¿Cómo se gestiona correctamente un proyecto?
Suena simple. Los proyectos gestionados adecuadamente tienen sus líneas base de alcance, tiempo y costo establecidas adecuadamente durante la fase de planificación. Durante su ejecución, estos proyectos se ejecutan de manera que les permite ser terminados lo más cerca posible de la línea de base inicial.
Se pueden gestionar bastantes proyectos más pequeños simultáneamente sin el peligro de no cumplir con los objetivos planificados. Estamos hablando aquí de un proyecto que toma de 3 a 6 meses, manejado por un equipo de 2 a 5 personas. Con proyectos más grandes (de 12 a 18 meses de duración con un tamaño de equipo de 25 o más personas), la historia puede dirigirse en una dirección diferente. Cuanto más grande es el proyecto, mayor es el riesgo. Especialmente si no tiene la atención exclusiva de un gerente de proyecto.
Sin embargo, cuando los proyectos son similares y hay una especie de rutina en la forma en que se realizan (a diferencia de cuando el proyecto en cuestión es muy singular), se pueden gestionar más proyectos a la vez, sin estresar al líder del equipo y al equipo. sí mismo.
Además, la tecnología, los estándares y los procesos mejorados nos han permitido ser más eficientes en la gestión de proyectos permitiendo así realizar una gran cantidad de proyectos simultáneamente.
De todos modos, cuando hay numerosos proyectos disponibles, el agotamiento del equipo puede aparecer, seguido de problemas costosos de productividad y calidad, así como una mayor fluctuación de los empleados.
¿Cómo puede una organización determinar cuándo una persona está administrando demasiados proyectos a la vez?
En primer lugar, los ejecutivos pueden notar que su gerente de proyecto está gastando menos en administrar las actividades del proyecto y se está convirtiendo más en un informador de estado. Abrumados por el tamaño de sus responsabilidades, tienen cada vez menos influencia en la dirección de los proyectos.
Está claro que esta es una forma muy ineficiente para que la organización se esfuerce por obtener buenos resultados.
¿Qué se puede hacer?
Para empezar, intente aprovechar todos los beneficios que le brindan las nuevas tecnologías. Diferentes programas pueden ayudarlo a realizar un seguimiento de todas las tareas, gastos y responsabilidades. Esto hace que la priorización y la delegación sean mucho más simples.
Sin embargo, hay algunos trucos más que puedes usar para mantener la cabeza fuera del agua cuando la cantidad de proyectos sigue acumulándose.
- NO TENGAS MIEDO DE COMPARARTE
con otros gerentes de proyecto en su organización. Asegúrese de no desviarse comparándose con otros en diferentes tipos de proyectos. Compare manzanas con manzanas y observe de cerca y en detalle si sus proyectos son los mismos que los del gerente de proyectos con el que se está comparando.
Llamemos a esto un control de la realidad. Hable con ellos y vea qué están haciendo de manera diferente a usted. No seas tímido para preguntar cualquier cosa que pueda ayudarte a superarlo.
- PRIORIZAR
Priorice y clasifique sus proyectos antes de planificar su próximo paso. Y mientras lo hace, sea detallado e intente mirar hacia adelante. Organice su día de tal manera que sepa lo que debe hacer ahora y lo que puede reservar para otro momento.
- DISTRIBUYA SU TIEMPO SABIAMENTE
Intente dedicar el 75% de su tiempo a la cantidad óptima de proyectos que tengan la prioridad más alta. De esta forma, te asegurarás de dar lo mejor de ti en los encargos que más lo merecen.
El otro 25% terminará sustancialmente más tarde, pero como ese tiempo se dedica a tareas menos importantes, relájate. Las consecuencias serán leves. Tu rendimiento total será mejor que antes, y eso te dará más justificación para seguir este consejo.
- SIMPLIFICAR LA DOCUMENTACIÓN
Reduzca todo lo que pueda a una en lugar de varias páginas. Además, aplique la misma documentación en todos los ámbitos y sea breve. Asegúrese de dejar todo a un lado de forma segura y disponible en todo momento. Sé constante al hacerlo.
- APRENDE A DECIR NO
¿Sabías que a veces podemos decir que no sin decir realmente que no?
¿No?
Bueno, podemos.
Haga todo lo posible para mostrarle a su gerente senior el alcance completo de sus deberes y responsabilidades y cómo lo maneja todo. Deje que lleguen a la conclusión por sí mismos: es posible que no tenga tiempo para asumir un nuevo proyecto en este momento.
Sin embargo, la mejor manera de evitar un ataque cardíaco o de pánico es desconectarse de sus compromisos laborales cada vez que sale de la oficina por el día. De esta manera, llegará fresco a la mañana siguiente y listo para nuevos desafíos.
Cuantos proyectos son demasiados
La investigación sugiere que 2-3 proyectos a la vez es óptimo para el enfoque individual y la programación colectiva. Si le está pidiendo a la gente que haga más malabares que esto, entonces está bajando su productividad. Demasiados proyectos dañarán su negocio y lo llevarán a una cultura de extinción de incendios de baja productividad que se perpetúa a sí misma.
¿Cómo lidias con demasiados proyectos?
10 consejos para administrar múltiples proyectos simultáneamente
- Priorizar lo que es urgente. Primero, haga una lista de lo que es más importante para cada proyecto que está administrando.
- Bloquee su tiempo de trabajo.
- Crea espacio para 100% de enfoque.
- Elimine su carga de trabajo.
- Delegar.
- Superponga la planificación de su proyecto.
- Seguimiento de su progreso.
- Sepa lo que es flexible.
Mas cosas…
¿Cuántos proyectos debe tener un gerente?
La cantidad de proyectos que un gerente de proyecto debe administrar generalmente oscila entre tres y 20 y depende de la experiencia del empleado y la complejidad de los proyectos asignados.
¿Cuál es la limitación más común para una organización que está realizando múltiples proyectos?
Las empresas son culpables de distribuir demasiado sus recursos si se enfocan en brindar demasiados servicios y productos; entre las desventajas se encuentran el agotamiento de los empleados y las pérdidas en la base de clientes y los ingresos.