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La pandemia de COVID-19 trajo muchos cambios al lugar de trabajo, y es probable que la libertad que muchos empleados tienen para trabajar desde cualquier lugar llegue para quedarse. Pero los empleadores, en particular los pequeños y medianos, pueden no apreciar completamente el riesgo de violar inadvertidamente las leyes de otro estado cuando los trabajadores remotos se trasladan (particularmente si los trabajadores se trasladan a otro estado sin informar primero a su empleador).

Debido a que las leyes laborales estatales varían ampliamente, el cumplimiento legal puede complicarse rápidamente cuando los trabajadores remotos se desplazan por el país. Un empleador regional que solo ha tenido que cumplir con las leyes laborales de un estado puede tener que cumplir repentinamente con las leyes de otro estado y, potencialmente, con las leyes de muchos otros estados. ¿Tiene empleados que anteriormente viajaban al trabajo desde otro estado (por ejemplo, Nueva Jersey u Oregón) pero que ahora trabajan de forma remota en ese estado? ¿Es usted un empleador de Texas con empleados que se acaban de mudar a California? ¿Alguno de sus empleados decidió convertirse en un nómada digital y mudarse a un nuevo estado cada tres meses?

En este conjunto de preguntas y respuestas, analizaré solo algunos de los problemas legales complejos que pueden surgir con una fuerza de trabajo remota móvil y ofreceré pasos prácticos para que los empleadores los consideren al permitir que los empleados trabajen de forma remota.

PREGUNTA: Somos una pequeña empresa con oficinas en un solo estado. ¿Realmente necesitamos preocuparnos por dónde viven y trabajan físicamente nuestros empleados remotos?

Absolutamente. La ley del estado donde el empleado realiza el trabajo generalmente rige la relación laboral, incluso si el empleador se encuentra en otro lugar. ¿Por que importa? Los estados tienen una multitud de leyes diferentes sobre descansos para comer y descansar, salarios y horarios. Algunos estados tienen impuestos sobre la renta y obligaciones de retención; Otros no lo hacen. Algunos estados prohíben las políticas de vacaciones de úsalo o piérdelo; otros les permiten. Algunos estados tienen leyes sólidas de licencia pagada; otros carecen de ellos. Algunos estados prácticamente prohíben los acuerdos de no competencia; Otros no lo hacen. Además de todo, las leyes laborales en diferentes estados pueden contradecirse entre sí.

PREGUNTA: Nuestro negocio tiene oficinas solo en Nevada (que no tiene impuestos estatales sobre la renta). Una empleada que trabaja de forma remota preguntó sobre mudarse a otro estado para estar más cerca de sus padres. ¿Tendremos que retener los impuestos estatales sobre la renta de su salario?

Depende de dónde se esté mudando. A partir de julio de 2021, siete estados (Alaska, Florida, Nevada, Dakota del Sur, Texas, Washington y Wyoming) no tienen impuestos estatales sobre la renta. Otros dos (Nuevo Hampshire y Tennessee) no gravan los salarios devengados. Los empleadores en otros lugares deben retener y remitir periódicamente los impuestos sobre la renta de los salarios de acuerdo con la ley estatal aplicable. Los estados con leyes de impuestos sobre la renta tienen diferentes obligaciones de retención del empleador. La obligación de retención de un empleador no depende necesariamente de que el empleado mantenga una residencia de tiempo completo en el estado. Según la ley de Minnesota, por ejemplo, el empleador debe retener el impuesto sobre la renta de Minnesota si está reteniendo el impuesto sobre la renta federal. Según la ley de Nueva York, no hay retención de impuestos sobre la renta a menos que un empleado trabaje más de 14 días en el estado por año.

PREGUNTA: Nuestro negocio tiene oficinas solo en Texas (que no requiere que los empleadores proporcionen licencia familiar y médica pagada). Acabamos de enterarnos de que un empleado que trabaja de forma remota se mudó fuera del estado sin decirle a nadie. Él acaba de ser hospitalizado pero no eligió los beneficios por incapacidad a corto plazo. ¿Tenemos que proporcionar permisos familiares y médicos pagados?

Una vez más, depende de dónde se mudó. A partir de julio de 2021, seis estados (California, Massachusetts, Nueva Jersey, Nueva York, Rhode Island y Washington) y el Distrito de Columbia tienen en vigor programas de licencia familiar y médica pagada (PFML). Cuatro estados más (Colorado, Connecticut, New Hampshire y Oregón) han promulgado programas que aún no están en vigor. La elegibilidad para PFML en Massachusetts, por ejemplo, no depende de cuánto tiempo ha trabajado el empleado para la empresa. El empleado solo necesita ganar $5,400 durante el período anterior de 12 meses. Los empleadores también deben retener el pago de los cheques de pago de los empleados de Massachusetts para financiar el beneficio estatal de PFML. Por lo tanto, no solo el empleado podría ser elegible para PFML, sino que la empresa también podría tener que pagar las primas de PFML (no pagadas) como sanción por no retenerlas del pago del empleado.

PREGUNTA: Nuestro negocio tiene oficinas solo en Florida. Tenemos un empleado remoto asalariado exento que gana $52,000 al año; se mudó a California hace seis meses sin decírselo a nadie. El empleado acaba de contactar a Recursos Humanos sobre las horas extra no pagadas el mes pasado. ¿Es ese empleado realmente elegible para horas extras?

Potencialmente, sí. A partir de julio de 2021, varios estados tienen requisitos de salario mínimo anual que son mucho más altos que el estándar federal para las exenciones ejecutivas, administrativas y profesionales del pago de horas extra (las llamadas exenciones de cuello blanco). El requisito de salario mínimo para las exenciones de cuello blanco en California es de $54,080 para empleadores con 25 empleados o menos ($58,240 para empleadores con más de 25 empleados). Entonces, el empleado exento que se mudó a California probablemente sería elegible para horas extras si la compañía no aumenta su compensación (al menos a $54,080 o $58,240, según el tamaño del empleador). Es importante recordar que un empleado que está exento del pago de horas extras en un estado podría no estarlo en otro. Asimismo, un empleado que está exento del pago de horas extras según la ley federal podría no estar exento según las leyes de horas y salarios de algunos estados.

Consejos para empleadores

Para adelantarse a las minas terrestres legales, los empleadores con trabajadores remotos (o aquellos que planean permitir que los empleados trabajen de forma remota) deben realizar un seguimiento de dónde viven y trabajan realmente los empleados. La ignorancia no es una defensa contra la violación de la ley. Los empleadores deben comunicarse con frecuencia con los trabajadores remotos. Además, los empleadores proactivos deberían considerar el uso de acuerdos de trabajo remoto y actualizar sus manuales con una política que requiera que los trabajadores remotos obtengan permiso antes de mudarse fuera del estado.

Michael J. Lombardino es abogado de Reed Smith en Houston.

¿Puedes vivir en un estado y trabajar en otro de forma remota?

Cuando vive en un estado pero trabaja en otro, el estado de residencia generalmente le otorga un crédito fiscal por los impuestos pagados al estado no residente para evitar la doble tributación. Algunos estados incluso tienen acuerdos con jurisdicciones vecinas que reducen la doble imposición para los trabajadores no residentes.

¿Puedes mudarte con un trabajo remoto?

Afortunadamente, es posible mantener su trabajo de forma remota, incluso si se muda a otro país. Todo lo que se requiere es la aceptación de la empresa para la que trabaja y algo de planificación para garantizar que realice los preparativos prácticos y legales correctos.

¿Pueden los trabajadores remotos trabajar desde otro país?

Si planea trabajar de forma remota mientras viaja, no confíe solo en las visas de turista: podría terminar siendo detenido o deportado si las autoridades locales descubren que está violando los términos de la visa con la que viaja. No existe una regla de visado universal para todos los países del mundo.

Video: remote workers moving out of state