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Por lo general, se lleva a cabo una reunión semanal para abordar problemas y cuestiones recurrentes que podrían resolverse con el conocimiento y las experiencias compartidas de todos los miembros del equipo. También es un excelente lugar para monitorear los indicadores clave de desempeño de la organización y para recordar a cada miembro sus responsabilidades para ayudar al equipo a lograr sus objetivos. Aquí también es donde el equipo revisa los comentarios de los clientes y otras oportunidades para mejorar el desempeño de la organización.

Cuando las personas con una visión compartida se sientan juntas para discutir áreas de interés mutuo, se despierta la creatividad y las posibilidades resultantes son ilimitadas.

  • Reunión semanal: Programa de muestra Parte 1
  • Plantilla de reunión semanal Descarga gratuita Parte 2
  • Fuentes adicionales Parte 3
  • ¿Cómo dedicar menos tiempo a las reuniones? parte 4

Parte 1

Reunión semanal: horario de muestra

  • A. Determinar lo que necesita ser discutido durante la reunión.

    Una de las consideraciones más importantes al prepararse para una reunión semanal es saber de antemano qué se discutirá. Esta información puede provenir del equipo ejecutivo, de un tema de actualidad o de los propios miembros del equipo. Una agenda de reunión semanal bien estructurada asegurará que la próxima reunión no se convierta en “una reunión más” para perder el tiempo, sino en un evento que los participantes esperarán con ansias.

  • B. Para maximizar la productividad y considerando la frecuencia de las reuniones semanales, deben ser breves y seguir un horario preciso.

    Aquí hay un ejemplo de horario de una reunión semanal:
    1. Los primeros cinco minutos se pueden usar para discutir buenas noticias. Podría ser una historia inspiradora de cómo cierto empleado brindó un excelente servicio a un cliente o una mejor práctica que permitió a un miembro del equipo realizar una tarea de manera eficiente.

    2. Los próximos cinco a diez minutos pueden asignarse para revisar las métricas individuales o de equipo. Las métricas deben revisarse solo en términos de números. No debe haber discusión de las razones detrás de ellos.

    3. Luego, los siguientes diez minutos son el tiempo para discutir los problemas y preocupaciones que enfrentan los empleados o sus clientes.

    4. Los próximos diez minutos se deben utilizar para realizar un seguimiento del desarrollo o progreso de un proyecto, incluidas las tareas individuales de los miembros del equipo. La asignación o reasignación de tareas también se puede realizar en este punto.

    5. Los diez a treinta minutos restantes pueden enfocarse en el tema principal que se discutirá en esa reunión en particular. El tema podría ser algo sobre lo que el equipo pueda generar una lluvia de ideas, y el artículo aquí analiza diferentes herramientas y técnicas de lluvia de ideas. Aparte de la lluvia de ideas, alguien del equipo puede hacer una presentación al respecto.

  • C. Dado que esta es una actividad semanal, los roles se pueden asignar alternativamente entre los miembros del equipo.

    Esta es una buena manera de responsabilidades y crear una atmósfera diferente en cada reunión. Además, siempre es una buena práctica inyectar creatividad en la facilitación de la reunión para hacerla más amena.

Parte 2

Plantilla de agenda de reunión semanal: descarga gratuita

Haga clic aquí para descargar la plantilla DOCX de la agenda de la reunión semanal

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ProsperForms: reciba informes de los miembros de su equipo en piloto automático. Más de 100 formularios disponibles: informes, bitácoras, solicitudes, etc. o crea el tuyo propio. Vea y administre datos en las pantallas de la línea de tiempo y el tablero, genere informes PDF consolidados. Empezar

Plantillas en la plataforma de estado:

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parte 3

Fuentes adicionales

  1. Cómo crear una agenda de reunión mensual efectiva + Descarga gratuita
  2. Cómo crear una agenda de reunión de personal + Descarga gratuita
  3. Cómo escribir un informe de ventas semanal + Descarga de plantilla gratuita

parte 4

ProsperForms es una solución en la nube para reducir drásticamente el tiempo que dedica a crear informes

  1. Facilite los informes con el autocompletado: el software inserta automáticamente campos como la fecha, el nombre, el tipo de informe y el formato.
  2. Consolide los informes automáticamente: los informes creados por los miembros de su equipo se pueden consolidar fácilmente.
  3. Ahorre tiempo con el diseño automático: no es necesario pasar horas en Word o Excel perfeccionando el diseño del informe porque exporta sus actualizaciones a un archivo bellamente diseñado con un par de clics.
  4. Tranquilidad con los recordatorios automáticos: nadie se olvida de enviar sus informes porque ProsperForms envía automáticamente recordatorios oportunos de acuerdo con el cronograma que elija.
  5. Reduzca el tiempo y el esfuerzo dedicados a los informes mensuales, trimestrales y anuales gracias a las potentes funciones de filtrado y exportación.
  6. Uso compartido rápido: los informes pueden exportarse a archivos e imprimirse o enviarse por correo electrónico; – compartido con el gerente en línea (en tiempo real); – opcionalmente compartido en línea como informes de estado de todo el equipo, es decir, todos los miembros del equipo comparten su progreso entre sí para dedicar menos tiempo a las reuniones.

Cómo configurar informes en ProsperForms:

Paso 1:

  • Elija un formulario (más de 100 formularios disponibles): personalice nuestros formularios preestablecidos o cree fácilmente un nuevo formulario en minutos.
  • Configure recordatorios si desea que los miembros de su equipo reciban recordatorios automáticos cuando vencen sus informes.
  • Configure quién enviará los informes eligiendo la pestaña "Participantes".

Paso 2: Haga clic en el botón "Abrir formulario de envío" para completar y enviar el informe. Los datos como el tipo de informe, la fecha y el nombre se agregarán automáticamente. Tan pronto como se agrega un nuevo informe, los participantes con derechos de "Ver" pueden verlo en tiempo real. Paso 3 (Opcional): Genere un informe y expórtelo a PDF. (Omita este paso si comparte informes de estado en línea y no los imprime). Haga clic en "Generar informe". ¡Hecho! Comience ahora Publicado en:

¿De qué hablas de una reunión semanal?

Su reunión semanal de equipo debe usarse para resolver problemas, discutir los próximos pasos y asignar tareas. Estos tipos de elementos de la agenda de reuniones de equipo tienen valor y pueden mantener a todo el equipo comprometido. Si su equipo no percibe que sus reuniones semanales tienen valor, es probable que no sientan la necesidad de asistir.

¿Cómo se estructura una reunión semanal?

En esta publicación, compartimos 11 consejos para que sus reuniones semanales de equipo sean más fluidas, que incluyen:

  1. Planifique con anticipación.
  2. Decida un propósito, una agenda y un límite de tiempo por adelantado.
  3. Crea una agenda.
  4. Utilice una agenda colaborativa.
  5. Prioriza las actualizaciones más importantes.
  6. Sea explícito acerca de lo que no cubrirá.
  7. Mantenga a su equipo comprometido.

Mas cosas…•

¿Qué debe cubrir una reunión semanal de equipo?

5 cosas para cubrir en las reuniones semanales del equipo

  • Anuncios generales.
  • Responsabilidad.
  • Metas objetivos.
  • Problemas y Soluciones.
  • Triunfos y éxitos.

¿Es una buena idea tener una reunión cada semana?

En lugar de ser un asesino de la productividad, reunirse una vez a la semana (especialmente los lunes o martes) puede ayudar a aumentar la productividad del equipo al ayudar a todos a priorizar sus tareas para la semana. El trabajo es interminable, y es probable que tengas más de una tarea en tu plato en un momento dado.

Video: weekly meeting