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En el blog del mes pasado hablé sobre el problema de la rotación excesiva de la alta dirección. También le di algunos consejos sobre algunas señales de advertencia de que quizás su gerente no esté funcionando. Desde entonces, mi socio comercial, Anthony Clyne, ha señalado acertadamente que necesito algunos pensamientos sobre cuáles son las características y los comportamientos positivos de un buen Gerente de Operaciones. El desafío es que algunos de estos parecen contrarios a la intuición y es posible que no los reconozca como comportamientos positivos o, peor aún, los vea como negativos.

Entonces, ¿cuáles son las señales de que ha contratado a un Gerente de Operaciones o Gerente General realmente efectivo en su negocio?

Priorizan la seguridad primero y luego el cliente

Como Gerente de Operaciones, tiene una responsabilidad muy directa por la seguridad de las personas que trabajan en su negocio. Esta responsabilidad también se traduce en usted como propietario de la empresa, director ejecutivo o director. Por lo tanto, lo primero que probablemente haga un nuevo gerente de operaciones es identificar, evaluar y abordar cualquier problema de seguridad inmediato. Esto también demuestra su compromiso con su equipo y les brinda la oportunidad de demostrar que están comprometidos con los estándares que establecen, por lo que la producción nunca está antes que la seguridad.

Junto a la seguridad, un Gerente de Operaciones debe reconocer que cualquier negocio siempre debe satisfacer las necesidades de sus clientes. Esto significa que el Gerente de Operaciones abordará los problemas de calidad y entrega, antes de pasar a la reducción de costos. También significa que un gerente de operaciones utilizará un lenguaje positivo sobre el cliente y tendrá curiosidad por saber qué es lo que los clientes realmente necesitan y valoran del producto o servicio que ofrece la empresa.

Son humildes y ponen al equipo primero

A menudo, buscamos Gerentes de Operaciones que sean audaces, duros, confiados y decisivos. Estas características pueden ser útiles, pero en mi experiencia, los mejores Gerentes de Operaciones constantemente le dan protagonismo a su equipo. Al hablar de los proyectos y logros de su área, utilizarán más “nosotros” y “nosotros” que “yo”. En las presentaciones, a menudo pueden dejar que su equipo presente y se quede atrás. También defenderán a su equipo y los apoyarán, incluso a costa de ellos mismos. Sin embargo, serán resolutivos, justos y coherentes en la gestión del desempeño de las personas de su equipo. Valorarán la experiencia que los rodea y buscarán desarrollar a las personas que tienen antes de entregar roles clave. Sin embargo, también estarán preparados para desafiar la autocomplacencia y las opiniones arraigadas, lo que puede incluir desafiar a algunos de sus expertos en la materia con más experiencia. Si desea obtener más información, obtenga una copia de "Good to Great", de Jim Collins, y lea sobre "Liderazgo de nivel 5". La charla TED "Por qué los buenos líderes te hacen sentir seguro" de Simon Sinek también es una excelente explicación de lo que hacen los buenos líderes.

Un Gerente de Operaciones que muestre estos rasgos se ganará el respeto de su equipo en lugar de esperarlo. Este respeto ganado generalmente se recompensa con el equipo siguiendo con confianza la dirección establecida por el gerente de operaciones y hace que el equipo se sienta más cómodo al desviarse de "la forma en que siempre lo hemos hecho".

Por ser humildes, los buenos líderes admiten lo que no saben y piden ayuda cuando la necesitan. Esto no debe verse como un signo de debilidad, sino que, de hecho, es un signo de fortaleza. Se necesita fuerza para revelar las propias debilidades y vulnerabilidades y pedir ayuda. En lugar de criticar o rechazar dichas solicitudes, debe darles la bienvenida e intentar proporcionar la ayuda y los recursos necesarios.

También serán respetuosos con los demás en el negocio. Comportamientos como jurar, gritar o menospreciar al personal no tienen cabida en el lugar de trabajo bajo ninguna circunstancia, especialmente por parte de los líderes.

Desarrollarán personas y no se sentirán amenazados por sus compañeros y subordinados

De hecho, desarrollarán activamente a los miembros senior de su equipo y les brindarán oportunidades, lo que incluye permitirles asumir el rol de Gerente de Operaciones durante las vacaciones y los viajes. Se sentirán cómodos al permitir que su equipo tome decisiones y asuma la responsabilidad total de los aspectos del negocio. Apoyarán a su equipo, incluso cuando sus decisiones salgan mal (nunca arrojarán a un miembro del equipo "debajo del autobús"). Sin embargo, se asegurarán de que su equipo también asuma la responsabilidad por las decisiones que toman y las responsabilidades que asumen.

Trabajarán arduamente para desarrollar relaciones con los compañeros e invitar a la retroalimentación y participación de los compañeros. No chismearán sobre sus compañeros ni los criticarán (especialmente a su equipo). Tampoco tolerarán actitudes de "ellos y nosotros" en su equipo que pueden erosionar las relaciones entre las funciones y afectar el servicio al cliente.

Cuando las cosas van mal, preguntan por qué no quién

Un buen Gerente de Operaciones no va a pasar horas quejándose de sus subordinados o sus compañeros. Su enfoque estará en el proceso, no en el individuo. Cuando las cosas van mal, preguntarán por qué y tratarán de encontrar y abordar la causa raíz de los problemas. Esto puede ser difícil y llevar mucho tiempo al principio, cuando hay muchos problemas (¡es mucho más rápido culpar a alguien!), pero a mediano plazo es una inversión de tiempo que debe hacer si su negocio mejora el rendimiento de manera sostenible. .

Establecen, mantienen y mejoran los estándares.

Se logra un rendimiento excelente al establecer procesos estándar bien pensados ??y luego mejorarlos continuamente. Por lo tanto, un gerente de operaciones efectivo se enfocará desde el principio en su rol en establecer procesos estándar y formas de hacer las cosas. Esto puede incluir la estandarización de la organización del lugar de trabajo con 5S, la estandarización de tareas clave con trabajo estandarizado, la estandarización de procesos comerciales en los flujos de valor comercial clave y el establecimiento de acuerdos de nivel de servicio (SLA) formales o informales con las funciones con las que interactúan las operaciones (por ejemplo, ventas y adquisitivo). Al hacerlo, resaltan la importancia y el nivel requerido de respeto entre los proveedores internos y los clientes.

Habiendo establecido el estándar, el Gerente de Operaciones efectivo trabajará para mantener el estándar. Saben que el "estándar por el que caminan es el estándar que aceptan" y, por lo tanto, nunca "caminarán por" algo que no es estándar sin tomar medidas. También esperarán que usted cumpla con estos estándares. Por lo tanto, si tiene el hábito de caminar en el lugar de trabajo sin equipo de protección personal o sin observar los estándares 5S, espere que le digan que cumpla, ¡y asegúrese de hacerlo!

A veces, este enfoque en los estándares puede parecer burocracia y ralentizar las cosas y se le permite preguntarse "por qué" las cosas se están haciendo de cierta manera. El gerente de operaciones efectivo se sentirá cómodo con el desafío de sus procesos y podrá explicar por qué se debe seguir el estándar o trabajar con su equipo para mejorar el estándar. Sin embargo, siempre esperarán que haya un estándar y que se cumpla.

están bien organizados

Los gerentes de operaciones a menudo tienen que hacer malabarismos con una amplia gama de responsabilidades. Por lo tanto, es importante que la persona en ese rol esté bien organizada. Debería ver esto en un escritorio y una oficina bien organizados que muestren signos de algún tipo de sistema para administrar las actividades y proyectos diarios.

Idealmente, el Gerente de Operaciones tendrá un sistema de rutinas regulares o trabajo estándar de líder. Estos serán escritos y rastreados. Debería poder obtener alguna evidencia de que esto se está siguiendo, como un tablero de tarjetas o una lista de verificación.

Más allá de ellos mismos, también esperarán que su equipo esté bien organizado. Por lo tanto, espere que hagan que los miembros de su equipo desarrollen sus propios planes y sus propias listas de tareas rutinarias diarias.

Tienen un plan con acciones y objetivos claros y simples

Cuando su nuevo gerente de operaciones comience, una de sus primeras prioridades será comprender la estrategia comercial y el papel de las operaciones en la implementación de esa estrategia. Desarrollarán un plan de operaciones para respaldar la estrategia mientras buscan su opinión y la del equipo a lo largo del camino. Identificarán rápidamente las pocas métricas críticas que impulsan el rendimiento operativo y establecerán objetivos desafiantes pero realistas para estos. Estos objetivos y el plan se comunicarán sistemáticamente a todo el equipo de operaciones para que cada miembro del equipo en operaciones conozca sus objetivos individuales o de equipo y cómo pueden contribuir a mejorar el desempeño.

Es importante destacar que se centrarán primero en las cosas simples, obteniendo los conceptos básicos antes de comenzar a introducir cambios más complejos. Identifican rápidamente una o dos métricas clave que impulsan el rendimiento operativo en el negocio y se enfocan en mejorarlas en lugar de introducir una amplia gama de métricas.

Idealmente, reforzarán el plan y los objetivos todos los días con un Proceso Lean de Liderazgo Diario que brinde retroalimentación a su equipo y busque su opinión sobre los problemas todos los días. Esta estructura de breves reuniones diarias afectará a la organización y puede alentarlo a liderar una reunión regular o una conferencia telefónica a nivel de la alta gerencia para ayudar a establecer la dirección general del negocio y abordar problemas de alto nivel.

No sustituyen el dinero por cerebros

Muchos Gerentes de Operaciones son ingenieros. A los ingenieros les encanta la tecnología (¡a menudo es por eso que se convirtieron en ingenieros!) y se entusiasman con los robots y el sofisticado software de adquisición de datos. Sin embargo, un buen Gerente de Operaciones no le presentará constantemente listas de compras de inversiones de capital y herramientas de software. En su lugar, se centrarán en tratar de aprovechar al máximo los activos y las herramientas que tienen. Cuando acudan a usted con una solicitud de capital, estará respaldada por un caso comercial sólido, estará bien pensada y se alineará con el plan de operaciones y la estrategia comercial.

No los encontrará en su oficina muy a menudo

El rol de Gerente de Operaciones es a menudo el eje de un negocio de fabricación o distribución. Por lo general, tienen la mayor cantidad de personal que les reporta y la mayor cantidad de interacciones con sus compañeros. Por lo tanto, un buen Gerente de Operaciones pasará mucho tiempo fuera de casa. Puede encontrarlos en el lugar de trabajo, interactuando con su equipo y observando el proceso en una caminata en el lugar de trabajo. Podrían reunirse con compañeros, realizar una reunión diaria de pie o tener una reunión en el sitio con proveedores o clientes. Por lo general, estarán en el sitio (cuidado con el Gerente de Operaciones que siempre encuentra una razón para estar fuera del negocio), pero incluso cuando están en su oficina, rara vez estarán solos. A pesar de esto, pueden permitirse un poco de tiempo de reflexión en solitario durante el día para ponerse al día sobre los problemas y planificar acciones futuras. Esto suele ser al comienzo del día, alrededor de la hora del almuerzo o al final del día. Si ve esto, evite adquirir el hábito de "simplemente entrar para conversar" en estos momentos, sino que programe reuniones periódicas estructuradas en su oficina.

Otro error que debe evitar es sobrecargar su Operations Manager con trabajo transaccional. Son el líder clave en su negocio y la persona que impulsará la mejora en su negocio. También son, por lo general, un recurso bastante caro. Por lo tanto, atarlos a su computadora haciendo órdenes de compra, programas de producción o ajustes de inventario es una pérdida de recursos y les impedirá hacer su trabajo de manera efectiva. Contrate a un miembro del personal administrativo con la mitad del salario de un gerente de operaciones para que haga el trabajo transaccional y concentre al gerente de operaciones en liderar su equipo e impulsar la mejora.

Te dicen la verdad, no solo lo que quieres escuchar

Es bueno que te digan lo grande que eres y la razón que tienes. Todos tenemos un ego y todos somos susceptibles a la adulación. Sin embargo, un buen gerente de operaciones estará preparado para brindarle comentarios desafiantes y constructivos, y usted debe estar preparado para aceptarlos. También debe estar preparado para el hecho de que no todas las ideas que tenga serán consideradas buenas. El gerente de operaciones debe sentirse cómodo con su presencia en el negocio y en la planta, pero es mejor que estos recorridos por la planta se realicen con el gerente de operaciones, al menos al principio. Evite la tentación de establecer un "canal secundario" de comunicación con los empleados a largo plazo, ya que esto socavará fuertemente a su Gerente de Operaciones y hará que estos empleados a largo plazo crean que son "intocables" porque tienen una "línea directa con el jefe".

Conclusión

Hay muchos otros atributos de un buen gerente de operaciones, pero si su nueva persona está demostrando la mayoría o todos los que he enumerado anteriormente, incluso si el rendimiento a corto plazo no es el que le gustaría , entonces valdrá la pena quedarse. con ellos.

¿Cuáles son las cualidades de un buen gerente de operaciones?

Las habilidades blandas necesarias para una gestión de operaciones exitosa son:

  • Fuertes habilidades de comunicación.
  • Buenas habilidades de motivación.
  • Fuertes habilidades de negociación.
  • Habilidades organizativas excepcionales.
  • Conocimiento de las necesidades del cliente interno y externo.

¿Cómo puede tener éxito un gerente de operaciones?

Los siguientes consejos pueden ayudar a los gerentes de operaciones a concentrarse en lo que es realmente importante para el éxito.

  1. Asegúrese de centrarse en las métricas de operaciones correctas.
  2. Utilice siempre los datos para identificar problemas clave.
  3. Invierta en mantenerse al día con la última tecnología.
  4. Centrarse en los procesos antes de la automatización.

Mas cosas…

¿Cuáles son las cuatro 4 responsabilidades del gerente de operaciones?

Los deberes específicos de un Gerente de Operaciones incluyen formular una estrategia, mejorar el desempeño, adquirir materiales y recursos y garantizar el cumplimiento.

¿Cuáles son los tres roles más importantes de un gerente de operaciones?

Sus responsabilidades directas incluyen la gestión del proceso de operaciones, abarcando el diseño, la planificación, el control, la mejora del rendimiento y la estrategia de operaciones.

Video: successful operations manager