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Reclutar un equipo calificado y diverso para respaldar su estrategia de comunicaciones internas maximizará el impacto de sus esfuerzos.

A medida que las comunicaciones internas evolucionan más allá de las intranets estáticas, los boletines por correo electrónico y los mensajes de arriba hacia abajo, la estructura del equipo de comunicaciones de una organización también debe cambiar. Ampliar su enfoque a canales adicionales ayuda a garantizar que todos los empleados reciban información importante de la empresa de una manera que se adapte a sus necesidades.

A medida que cambie su enfoque, su equipo deberá crecer para admitir nuevas plataformas, es fundamental tener una estrategia sobre cómo se mantendrá cada plataforma. Comprender las tareas y los roles necesarios para aprovechar al máximo las plataformas de comunicación es esencial para crear el equipo adecuado para su empresa. No hay dos equipos que se vean exactamente iguales.

Al planificar la estructura de un equipo de comunicaciones internas, considere el tamaño de su organización y la cantidad de canales, y adapte los roles sugeridos para satisfacer sus necesidades específicas. Es posible que un empleado tenga las habilidades y la experiencia para desempeñar varios roles descritos, así que combine funciones o haga los ajustes necesarios para crear el equipo adecuado. Algunos roles sugeridos requieren menos compromiso de tiempo que otros; puede delegar estas tareas a gerentes u otros sin necesidad de una nueva contratación.

A continuación se presentan algunos roles críticos que se deben tener en cualquier equipo de comunicaciones internas. Estos roles están a cargo de muchos de los aspectos cotidianos de la planificación y ejecución de una estrategia de comunicaciones internas.

La estructura del equipo de comunicaciones comienza con un gran entrenador

Todo gran equipo comienza con un entrenador activo. Seleccionar a la persona adecuada para el puesto más alto es crucial. Dentro de la estructura de su equipo de comunicaciones, esta persona será responsable de planificar, ejecutar y medir el impacto de su estrategia.

Las organizaciones más grandes pueden tener un solo empleado con un título de comunicaciones internas para servir como entrenador. En otras organizaciones, alguien dentro del departamento de relaciones públicas, marketing, tecnología o recursos humanos puede desempeñar este papel.

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Un entrenador ideal debe tener una experiencia considerable en comunicaciones e informes. Serán responsables de presentar la estrategia y los resultados a los ejecutivos y partes interesadas clave dentro de una organización.

Los entrenadores también deben poder comunicar claramente la visión, las metas y los proyectos importantes a otros miembros del equipo. Este rol tendrá la inversión de tiempo más significativa, ya que será responsable de la estrategia, implementación y gestión de su equipo.

Una alineación inicial fuerte para ejecutar tus jugadas

Luego, llena tu equipo con jugadores ofensivos. Los gerentes y los empleados a largo plazo suelen ser excelentes candidatos para estos roles. Estos empleados servirán como administradores de cada una de las comunidades o canales creados para los empleados. La cantidad de miembros del equipo que necesitará depende de su estructura organizacional y su estrategia de comunicación interna.

Si tiene comunidades o canales específicos del departamento, un gerente o asistente dentro de ese departamento podría ser un candidato ideal para este puesto. Los empleados que se preocupan por la comunicación y, naturalmente, comparten información con los demás son buenos candidatos para estos puestos.

La función principal de su escuadrón ofensivo es ejecutar los mensajes regulares descritos en su plan de contenido de comunicaciones internas. También pueden tener algunas tareas administrativas ligeras relacionadas con la programación o el mantenimiento de sus canales. Por lo general, estas tareas deberían tomar de 30 minutos a una hora por semana, según la cadencia prescrita en su plan de contenido.

Las porristas mantienen a los empleados comprometidos

Cada organización tiene empleados que son influenciadores naturales que a menudo no forman parte del equipo de gestión o liderazgo. Estos miembros del equipo son porristas y campeones ideales dentro de su organización, compartiendo información sobre dispensadores de agua y en conversaciones con sus compañeros. Sin embargo, no cometa el error de asumir que estos empleados continuarán con estos comportamientos en línea.

Invite a estos empleados informales influyentes a revisar sus canales y comunidades regularmente y participar donde sea que se sienta natural. Tener algunas porristas designadas en cada grupo ayudará a mantener fluidas las conversaciones y puede ayudar a los líderes de la comunidad si las cosas se ponen ocupadas. Para obtener el máximo impacto, asegúrese de reclutar empleados influyentes de todos los departamentos para que sean animadores en su plataforma digital.

Comparta un poco de la estrategia general con estas personas influyentes para que puedan abogar en la plataforma digital y en las interacciones cara a cara con otros empleados. Dado que la tarea principal de estas porristas es animar a otros a través de su propia participación activa, su compromiso de tiempo es muy pequeño, a menudo menos de una hora por semana.

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La defensa es el mejor ataque.

Finalmente, es hora de llenar tu escuadrón defensivo. Si bien es posible que no le guste pensar en los problemas que pueden surgir, es mejor planificar y estar preparado. Cuando llene su equipo defensivo, considere todos los departamentos que podrían estar involucrados en las comunicaciones de crisis.

Reclute a una persona designada de los departamentos legal, de tecnología o de cualquier otro departamento para ayudar con las comunicaciones cuando surjan eventos no planificados. Tener un plan de contenido detallado es fundamental para los comunicadores. Sin embargo, cada organización experimenta eventos inesperados que requieren comunicación de vez en cuando.

Ya sea que se trate de un corte de energía inesperado o de las inclemencias del tiempo, crear una estructura de equipo de comunicaciones con una estrategia defensiva ayudará a acelerar los mensajes de emergencia. Idealmente, estos roles defensivos deberían asistir a sesiones de estrategia y lluvia de ideas. No solo aportan conocimientos únicos a estas discusiones, sino que también pueden ayudar a desarrollar un proceso para las comunicaciones de emergencia antes de que sea necesario.

Su proceso debe dictar quién escribe los mensajes, quién debe aprobarlos y qué contactos en cada departamento deben ser notificados primero. Esto facilitará la entrega rápida de mensajes urgentes a los empleados.

Su escuadrón defensivo puede montar principalmente en el banquillo. Este equipo solo puede activarse cuando se necesita su experiencia. Es posible que solo inviertan unas pocas horas en comunicaciones cada trimestre; asistir a reuniones de estrategia o dar una mano en situaciones inesperadas.

Al igual que con otras áreas de las comunicaciones internas, un poco de planificación puede ayudar mucho a mejorar el impacto de sus mensajes. Reclutar a las personas adecuadas para su equipo de comunicaciones internas a medida que expande su estrategia puede ayudarlo a mejorar su juego de comunicaciones.

¿Qué es un equipo de comunicaciones?

Además de ser responsables de comunicar el mensaje de la organización con audiencias externas, la mayoría de los equipos de comunicaciones desempeñarán al menos algún papel en las comunicaciones internas, que incluyen: Redacción de correos electrónicos y memorandos que anuncian noticias e iniciativas de la empresa.

¿Cuál es el papel de un departamento de comunicación?

Supervisar las relaciones con los medios, incluida la redacción y distribución de comunicados de prensa, responder a las consultas de los medios y mantener un kit de medios sobre su empresa. Hablar en público, incluida la representación de su empresa en lugares públicos y la preparación de ejecutivos para hablar en eventos como conferencias de prensa.

Lo que hace un buen equipo de comunicación

Busque habilidades de comunicación fundamentales en los empleados de nivel de entrada. A nivel ejecutivo, busque a alguien que pueda administrar un equipo, tenga habilidades de pensamiento estratégico y creativo, y pueda usar datos e investigaciones para tomar decisiones. Y nunca descartes el poder del entrenamiento.

¿A quién necesita en un equipo de comunicaciones?

Un equipo de comunicaciones efectivo debe tener estas 3 personas

  • Un profesional de los medios. Con cualquier pesadilla de relaciones públicas, el nombre del juego se convierte en velocidad.
  • Un escritor y narrador probado. Los clientes quieren escuchar su versión de la historia.
  • Un árbitro.

Video: communications team