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La colaboración en equipo es la piedra angular de cualquier negocio exitoso. Los lugares de trabajo colaborativos ven mayores niveles de confianza, una fuerza laboral más comprometida y un mejor rendimiento.

Un estudio ha demostrado que los equipos colaborativos tienen un rendimiento 5 veces mayor porque se sienten motivados hacia un objetivo común.

Sin embargo, a pesar de los beneficios conocidos del trabajo en equipo efectivo, los gerentes rara vez le dan prioridad. Un estudio reciente de Salesforce ha revelado que este es el caso. De los 1400 ejecutivos, empleados y educadores encuestados, el 86 % señaló que la falta de colaboración era responsable de las fallas en el lugar de trabajo.

Dirigir un entorno de equipo colaborativo no es una hazaña simple. Se necesita un esfuerzo concertado para integrar los valores cooperativos en toda la ética de su empresa. Aquí hay algunas estrategias para darle una ventaja en la gestión de su equipo de soporte para la colaboración:

Estrategias de colaboración

  1. Comparta la misión de la empresa una y otra vez.
  2. Comunique su expectativa de colaboración.
  3. Defina y comunique los objetivos de su equipo.
  4. Destacar las fortalezas de las personas.
  5. Promover un ambiente de trabajo comunitario.
  6. Fomentar la comunicación honesta y abierta.
  7. Fomentar la creatividad.
  8. Comparta conocimientos, perspectivas y recursos.
  9. Predicar con el ejemplo.
  10. Salga de la oficina.
  11. Invierta en herramientas de colaboración.
  12. Celebre y recompense el trabajo en equipo exitoso.

1. Comparte la misión de la empresa una y otra vez.

Todos necesitan una razón para presentarse cada día: una causa de la que ser parte y un objetivo más amplio por el cual trabajar.

Definir la misión de su empresa es el primer paso para unir a las personas bajo un objetivo común y trabajar juntas para lograrlo.

Su misión debe ser simple pero significativa. Cuanto más convincente, mejor.

Es su trabajo darles a sus empleados una razón, más allá del cheque de pago, para que se presenten todos los días y se apasionen por su trabajo. Y cuanto más apasionados sean, más probable es que trabajen junto con sus compañeros de equipo para lograr la misión de la empresa. Y asegúrese de mencionarlo con frecuencia para asegurarse de que todos tengan clara la misión, hasta el punto en que todos en su equipo puedan repetirla por su cuenta. De esa manera, cuando se enfrenten a conflictos o desafíos, podrán tener en mente la misión para mantenerse enfocados.

2. Comunique su expectativa de colaboración.

Del mismo modo, si su equipo no sabe que quiere que trabajen juntos, no puede esperar que lo hagan.

Desde el principio, establezca su expectativa de colaboración como un estándar mínimo. Aún mejor, debería ser parte de su proceso de incorporación para que los posibles reclutas sepan que usted prioriza el trabajo en equipo.

Las descripciones de trabajo de los empleados deben incluir detalles sobre sus propios roles individuales, así como los roles que se espera que lleven a cabo en colaboración. Al diferenciarlos, está estableciendo límites claros entre lo que deberían asumir la responsabilidad personal y lo que necesitan trabajar colectivamente.

3. Defina y comunique las metas de su equipo.

Dejar que su equipo sepa cuáles son sus objetivos no es una conversación mensual. Ni siquiera semanal. Idealmente, debería discutir los objetivos de su equipo a diario.

Un equipo que conoce sus objetivos individuales, así como colectivos, ayuda a reducir los silos y mantener a todos productivos.

Las reuniones matutinas celebradas a la misma hora todos los días pueden ayudar a fomentar la idea de que todos los días los miembros del equipo están trabajando juntos para lograr algo específico.

Aún mejor, puede dar un paso atrás y dejar que su equipo defina sus propios objetivos diarios.

4. Resalte las fortalezas de las personas.

Investigaciones recientes de OfficeTeam muestran que el 66 % de los empleados renunciarían a sus trabajos si no se sintieran apreciados. Este número salta al 76% entre los millennials. Las personas comienzan a buscar en otra parte si no se utiliza su conjunto único de habilidades y no se reconoce su valor.

No todo el mundo es un líder. No todo el mundo es un orador público confiado. Pero un equipo exitoso prospera cuando cada miembro puede aportar su propio conjunto de habilidades a la mesa.

Como parte de su proceso de reclutamiento, ya habrá identificado las fortalezas específicas de sus empleados. Asegúrese de desarrollar estas fortalezas y enfatizarlas en entornos colaborativos.

Cuando estaba haciendo crecer mi equipo de contenido, era importante para mí centrarme en las fortalezas específicas de cada persona que estaba contratando y cómo se ajustaban no solo a los deberes de su función específica, sino también a los esfuerzos de colaboración del equipo de contenido en su conjunto.

Puede aprovechar esto haciendo que todos realicen una prueba de personalidad o habilidades y compartan los resultados en un entorno grupal.

5. Promover un ambiente de trabajo comunitario.

Un sentido de comunidad es crucial para los entornos de trabajo colaborativo. El 54% de los empleados afirma que un fuerte sentido de comunidad los llevó a permanecer en una empresa más tiempo del que les convenía.

Cuando las personas sienten que su opinión importa, es más probable que se apliquen más. Por el contrario, cuando las personas saben que su opinión no cuenta para nada, se sienten redundantes y el trabajo en equipo se desintegra.

Pero puede ser complicado conseguir las condiciones adecuadas. No desea inundar a su equipo con reuniones interminables e insistir en la colaboración por el bien de la colaboración. Después de todo, no es necesario trabajar en todas las tareas en equipo.

Una reunión matutina diaria es un buen punto de partida. A la misma hora todos los días, invite a su equipo a reunirse y discutir sus objetivos, tareas para el día y oportunidades en las que el trabajo en equipo sería beneficioso. Estos entornos pueden ayudar a los equipos a alinearse y evitar la duplicación o los descuidos.

6. Fomentar la comunicación honesta y abierta.

La buena colaboración en equipo se basa en una comunicación abierta y veraz. Cuantas más personas sientan que pueden contribuir, más ideas se podrán y más productivo será el equipo.

Sin embargo, para los miembros del equipo más introvertidos, esta parte del proceso podría no ser algo natural.

Si crea un entorno de trabajo psicológicamente seguro en el que los miembros del equipo se sientan libres de juicios, es más probable que hablen abiertamente y contribuyan con sus ideas libremente. Cuanto más seguro sea el entorno para la comunicación, más colaborativo se volverá ese espacio.

7. Fomentar la creatividad.

Un equipo colaborativo es innovador. Asimismo, crear el espacio para la creatividad ayudará a fomentar la colaboración. Es un círculo virtuoso.

Las sesiones de lluvia de ideas pueden ser una excelente manera de abrir a su equipo al pensamiento creativo. Un entorno en el que puedan presentar y desafiar ideas ayudará a los empleados a sentir que tienen un interés en la misión de la empresa.

A menudo encuentro que para algunos miembros del equipo, las sesiones de lluvia de ideas pueden ser abrumadoras, especialmente si se presentan sin previo aviso. Para evitar esto, le doy un aviso a mi equipo el día anterior para que todos puedan preparar sus pensamientos con anticipación.

8. Comparta conocimientos, ideas y recursos.

El conocimiento, como dicen, es poder. Y si el conocimiento se comparte entre su equipo, se sentirán más empoderados para contribuir en igualdad de condiciones.

El software para archivos puede ayudar a su equipo a acceder a los recursos que necesitan para hacer su trabajo, al igual que el software de colaboración interna.

Pero más allá de eso, cree espacios, tanto físicos como virtuales, donde su equipo pueda sus puntos de vista, discutir sus fallas y brindarse comentarios constructivos.

9. Predique con el ejemplo.

Puede diseñar estrategias para la colaboración tanto como desee, pero si usted mismo no exhibe comportamientos de colaboración, esto se filtrará a sus empleados.

Como líder de un equipo colaborativo, debe demostrar cooperación en todo momento.

Uno a uno es un gran lugar para comenzar. Centrarse en algún tiempo uno a uno a intervalos regulares con cada uno de los miembros de su equipo demuestra que está listo para el diálogo.

La forma en que maneja las solicitudes y la forma en que hace promesas también indica cómo se siente realmente acerca de la colaboración. Cuando su empleado se acerque a usted para pedirle apoyo, respete su solicitud. Y solo haz promesas que sepas que puedes cumplir.

Cuanto más pueda su equipo confiar en usted para que los respalde, más confianza se filtrará a través de su equipo. Y, a su vez, más productivos se volverán.

10. Sal de la oficina.

No me refiero solo a un evento corporativo tras otro, sino a trabajos de formación de equipos fuera del sitio.

Salir de la oficina regularmente ayuda a los equipos a construir relaciones basadas en intereses mutuos en lugar de lo que comparten en común dentro de las horas de trabajo. Ayuda a los empleados a verse como seres humanos en lugar de solo colegas.

Pero esto no necesita esperar a eventos externos. Un café improvisado por la mañana o una cerveza después del trabajo pueden ayudar a solidificar las relaciones y hacer que su equipo se solidifique. Algunas empresas más pequeñas adoptan un arreglo más regular, en el que los miembros del equipo "se juntan" y van a almorzar uno a uno, rotando entre el equipo.

11. Celebre y recompense el trabajo en equipo exitoso

La forma en que mida el éxito de su equipo enviará señales sobre qué tipo de empresa es usted. Si recompensa el trabajo en equipo efectivo y la colaboración exitosa, entonces está comunicando los valores que sustentan su negocio.

Cuando diseñe las métricas de evaluación de sus empleados, concéntrese en la colaboración del equipo, así como en los éxitos individuales. Deje en claro que los esfuerzos del equipo de sus empleados serán notados y los éxitos colaborativos serán recompensados.

12. Invierta en herramientas de colaboración.

Crear un lugar de trabajo digital es lo más práctico que puede hacer para garantizar la colaboración a largo plazo entre su equipo. Y la aceptación es cada vez más alta, ya que el 80 % de las empresas utilizan herramientas de colaboración social para avanzar en los procesos comerciales.

Dado que casi 3,3 millones de profesionales a tiempo completo en los Estados Unidos consideran su hogar como su principal lugar de trabajo, vale la pena invertir en las herramientas adecuadas para permitir que los equipos trabajen juntos sin estar en el mismo espacio físico.

Una encuesta reciente realizada por la Universidad de Queens respalda la suposición de que las herramientas sociales ayudan en la colaboración en el lugar de trabajo. Como era de esperar, los millennials son los que más apoyan el uso de herramientas colaborativas: el 49% de los millennials encuestados respaldan las herramientas sociales para la colaboración, con el 31% de los baby boomers y el 40% de la Generación X de acuerdo.

Tu espacio de trabajo digital puede tener el aspecto que necesites. No tiene que hacer todo lo posible de inmediato, y su gasto puede ser modesto al principio. El truco consiste en probar diferentes herramientas y ver qué funciona mejor para su equipo.

Hablando de herramientas, profundicemos en algunas herramientas de colaboración en equipo en la siguiente sección.

Herramientas de colaboración en equipo

  1. Telar
  2. Google Drive
  3. ásana
  4. Trabajo en equipo
  5. buzón
  6. cola alta
  7. Flojo
  8. Rebaño
  9. Misma página
  10. calendario de Google
  11. panorama
  12. Zoom

1. Telar

Herramienta de colaboración en equipo: comunicación por video

Loom es un software de comunicación por video que registra las acciones realizadas en su computadora. Puede caminar a través de una tarea, explicar sus pasos en voz alta y Loom usará el micrófono y la cámara de su computadora para capturar todo el proceso técnico. Entonces, si está describiendo una tarea complicada a su equipo de servicio al cliente, no tiene que reunirse en persona para demostrar el proceso. Los videos se editan y cargan fácilmente para que su equipo pueda rápidamente las grabaciones tan pronto como terminen.

Fuente: YouTube

Esto también es particularmente útil cuando se incorporan nuevos empleados. Puede grabar la capacitación y luego guardarla en su base de conocimientos para su uso posterior. De esa manera, no tiene que programar una reunión formal para la capacitación de toda la empresa.

Precio: Gratis

2. Google Drive

Herramienta de colaboración en equipo: documentos compartidos

Si no ha probado Google Drive, es una de las mejores opciones disponibles para crear, colaborar y documentos. Puede crear documentos de Word, PowerPoint, hojas de cálculo, formularios y muchos otros tipos de recursos para equipos. Además, Google Drive tiene almacenamiento ilimitado, por lo que puede crear tantos documentos como desee.

Fuente: Google

Google Drive es ideal para equipos que quieren trabajar juntos en proyectos. Cada documento se puede por correo electrónico, o puede crear un enlace que lleve a los compañeros de trabajo directamente a su proyecto. Si no desea que ciertos usuarios realicen cambios sin aprobación, también puede controlar los permisos sobre quién puede editar el documento. Además, los compañeros de trabajo pueden dejar comentarios y sugerencias que pueden mostrarse automáticamente en la pieza una vez que se aceptan.

Precio: Gratis

3. Asanas

Herramienta de colaboración en equipo: gestión de proyectos

Asana es una plataforma de gestión de proyectos que puede ayudar a tu equipo a gestionar proyectos de forma eficaz. Cuenta con herramientas que pueden ayudar a los equipos de ingeniería en la planificación de sprints, asesorar a marketing en la composición de su calendario editorial y realizar un seguimiento de los acuerdos que están a punto de cerrarse para sus agentes de ventas. No hace falta decir que tiene algo para todos en su negocio.

Fuente: Asana

Una característica interesante que hace que Asana se destaque es su monitor de "Carga de trabajo". Esta herramienta analiza cuánto trabajo se asigna a cada empleado involucrado en su proyecto. Le permite saber quién está trabajando en qué y si su carga de trabajo tardará más de las horas de trabajo programadas en completarse. Este tipo de alertas evita que los empleados se agoten y los mantiene más felices con el tiempo.

Precio: Gratis

4. Trabajo en equipo

Herramienta de colaboración en equipo: gestión de proyectos

El trabajo en equipo es otra herramienta de gestión de proyectos que ayuda a los equipos a completar las tareas a tiempo. Crea cronogramas de proyectos y establece hitos que se activan a medida que su equipo se acerca a sus objetivos. Estos incentivos recurrentes mantienen a los empleados motivados para completar el proyecto antes de la fecha límite.

Fuente: Finanzas en línea

Teamwork también tiene herramientas de generación de informes que puede usar para mejorar la gestión de su proyecto a lo largo del tiempo. Tiene informes y paneles en tiempo real que monitorean sus KPI y resaltan las fortalezas y debilidades generales de su proyecto. Esto no solo le muestra si su proyecto tuvo éxito, sino que también lo ayuda a aprender cómo puede mejorarlo para la próxima vez.

Precio: 9$/mes según lo informado por GetApp

5. buzón

Herramienta de colaboración en equipo: uso compartido de archivos

Dropbox es un software de almacenamiento y uso compartido de archivos que se utiliza para distribuir y realizar un seguimiento de los documentos. Puede redactar un documento en su computadora, subirlo a Dropbox y todo su equipo tendrá acceso a ese archivo. Eso le ahorra mucho tiempo al tener que enviar archivos PDF y powerpoints por correo electrónico a todos individualmente.

Fuente: Dropbox

Y, una vez que se comparten esos documentos, puede realizar un seguimiento de quién los abre y los ve en su equipo. Sabrá quién está interactuando con su contenido y quién puede estar retrasado en las actualizaciones. Esto mantiene a los empleados responsables y garantiza que todos estén actualizados con la información más actualizada.

Precio: 15$/mes

6. Cola alta

Herramienta de colaboración en equipo: uso compartido de archivos

Con Hightail, su equipo puede distribuir archivos de forma segura tanto dentro como fuera de su organización. Esto se debe a que tiene características únicas para invitados que permiten que las personas que no trabajan en su empresa carguen y compartan recursos. Por lo tanto, si tiene un empleado externo trabajando temporalmente en su equipo, puede incluirlo en la misma plataforma que sus compañeros de trabajo internos.

Fuente: cola alta

Otra característica interesante que ofrece Hightail es un enlace de descarga seguro. Puede solicitar a los destinatarios que inicien sesión en su cuenta de Hightail antes de obtener acceso a un documento. De esta manera, si envía un enlace a la persona equivocada, no podrá ver ninguna información confidencial.

Precio: Gratis

7. Holgura

Herramienta de colaboración en equipo: comunicación interna

Slack es una herramienta popular de colaboración en equipo, y también por una buena razón. Denominado de manera informal, "El mensajero instantáneo para empresas", le permite comunicarse con cualquier persona en su empresa a través del chat. Los empleados pueden configurar canales de equipo donde pueden chatear continuamente entre ellos y hacer preguntas en un entorno informal y colaborativo. En lugar de convocar reuniones o correr por la oficina, los equipos de todos los departamentos pueden trabajar juntos directamente desde sus escritorios.

Fuente: Slack

Una gran característica de Slack es que es muy personalizable. Puede integrar nuevas herramientas y ajustar la interfaz para que se comporte exactamente como lo desea. Por ejemplo, puede crear un mensaje de incorporación personalizado que se inicie cada vez que se agregue un nuevo usuario. Este mensaje puede contener información y consejos sobre cómo usar la aplicación para que sus nuevos empleados se incorporen lo más rápido posible.

Precio: $7/mes

8. rebaño

Herramienta de colaboración en equipo: comunicación interna

Al igual que Slack, Flock es otra poderosa herramienta de comunicación que muchas empresas usan para chatear internamente. Sin embargo, donde Flock se diferencia es a través de sus características adicionales. Tiene una variedad de herramientas especializadas que llevan su plataforma al siguiente nivel.

Fuente: Rebaño

Un ejemplo de esto es su función de videoconferencia. Si está chateando con alguien, puede transferir sin problemas la conversación a una videollamada. De esa manera, los empleados remotos pueden interactuar con las personas en su oficina en un entorno cara a cara.

Precio: Gratis

9. Misma página

Herramienta de colaboración en equipo: Intranet

Una intranet es una red de comunicación privada que las empresas utilizan para comunicarse internamente. Aloja todas las herramientas que los empleados necesitan para colaborar entre sí durante su flujo de trabajo. Esto mantiene organizada la información de la empresa ya que toda su comunicación pasa a través de una interfaz centralizada.

Fuente: Misma página

Samepage es un ejemplo de un proveedor de intranet que las empresas utilizan para la comunicación. Combina chat, videoconferencia, uso compartido de pantalla, administración de tareas y uso compartido de archivos, todo en una sola plataforma. Es una gran opción para equipos más grandes que no quieren perder tiempo cambiando de software.

Precio: Gratis

10. Calendario de Google

Herramienta de colaboración en equipo: calendario compartido

La productividad se ralentiza si no está seguro de cuándo hay personas disponibles para reunirse. Especialmente si está tratando de organizar equipos en todos los departamentos donde los horarios no siempre se alinean.

Fuente: Google

Google Calendar resuelve este problema al proporcionar una experiencia de calendario compartido para sus empleados. Pueden registrar cuándo están ocupados y cuándo están libres, y luego hacer que sus horarios sean accesibles para sus compañeros de trabajo. Sabrá exactamente cuándo realizar una reunión porque verá si los miembros del equipo están disponibles o no.

Precio: Gratis

11. Perspectiva

Herramienta de colaboración en equipo: calendario compartido

Un rival de Google Calendar es Outlook, que está cara a cara con Google cuando se trata de sus funciones de calendario compartido. El calendario de Outlook se sincroniza con su correo electrónico, por lo que cualquier evento que acepte en su bandeja de entrada aparecerá automáticamente en su agenda. Además, puede ver su horario junto con el de un compañero de trabajo, lo que puede ayudarlo a decidir si acepta o no una invitación pendiente.

Precio: 7$/mes

Fuente: perspectiva

12. Ampliar

Herramienta de colaboración en equipo: videoconferencia

Si está buscando hablar con empleados remotos en tiempo real, Zoom puede ayudarlo con todas sus necesidades de videoconferencia. Con Zoom, los empleados de todo el mundo pueden hablar entre ellos en un entorno cara a cara. Puede iniciar reuniones al instante o programarlas con anticipación a través de su calendario digital.

Fuente: Atlona

Zoom también tiene funciones para pantalla. Si está en una reunión y un empleado remoto quiere presentar, puede su pantalla para que todas las personas en la reunión vean su presentación. Esto es realmente beneficioso para la gerencia, ya que pueden grabar estas sesiones para los empleados que pueden estar enfermos o que no pudieron asistir a la reunión. Entre la grabación y la ayuda visual, estos empleados no perderán el ritmo.

Precio: Gratis

Los equipos colaborativos son equipos más productivos. Y las empresas que saben esto invierten tiempo y recursos en la creación de entornos propicios para el trabajo en equipo.

Estos entornos son creativos, abiertos y de confianza. Son inclusivos y elogian la contribución individual hacia objetivos comunes. Valoran el intercambio de conocimientos y la transparencia de la información. E invierten en las herramientas y la tecnología que hacen posible la colaboración.

Ya sea que sea una gran corporación o una pequeña empresa emergente; cualquiera que sea su industria, producto o servicio; puede dar pasos hacia un entorno colaborativo hoy y comenzar a ver los resultados de una fuerza laboral más feliz, más valorada y valiosa.

Para obtener más información, lea nuestros consejos para mejorar la comunicación del equipo a continuación.

Publicado originalmente el 21 de noviembre de 2019 a las 8:00:00 a. m., actualizado el 15 de junio de 2021

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¿Qué factores facilitan la colaboración?

10 formas sencillas de crear un entorno de trabajo colaborativo y exitoso

  • Cree una causa clara y convincente.
  • Comunicar expectativas.
  • Establecer metas del equipo.
  • Aprovechar las fortalezas de los miembros del equipo.
  • Fomentar la cohesión entre los miembros del equipo.
  • Fomentar la innovación.
  • Cumplir las promesas y honrar las solicitudes.

Mas cosas…•

¿Por qué es importante facilitar la colaboración?

Los estudiantes con el mismo tema de diferentes grupos pueden reunirse para discutir ideas entre grupos. Este tipo de colaboración permite que los estudiantes se conviertan en "expertos" en su tema asignado. Luego, los estudiantes regresan a su grupo principal para educar a otros.

Cuáles son las 5 ideas de colaboración efectiva

Cinco consejos para colaborar eficazmente en equipo

  • Haz que todos estén en la misma página. No tenga miedo de comunicarse en exceso, especialmente con un equipo remoto.
  • Reunirse o no reunirse, esa es la cuestión.
  • Aprovecha los canales.
  • Sea un jugador de equipo, pero establezca algunas reglas básicas.
  • Dale autonomía a los miembros de tu equipo.

¿Qué es la colaboración en el lugar de trabajo?

Según Indeed.com, la definición de colaboración en el lugar de trabajo es "trabajar junto con una o más personas para completar un proyecto o tarea o desarrollar ideas o procesos". En un entorno de trabajo, las personas que colaboran deben comunicarse con claridad y conocimientos de manera efectiva.

Video: facilitate collaboration